Soal dan Jawaban Ujian ERP

Soal Ujian Enterprise Resources Planning padaUniversitas Widyatama Bandung Program Magister Management Jurusan Enterpreneur

Soal 1

Salah satu pendorong pada perubahan proses bisnis adalah Michael E Porter, yang berkontribusi pada strategi perusahaan dan keunggulan bersaing. Porter secara konsisten berpendapat bahwa perusahaan harus menghindari penekanan berlebih pada efektivitas operasional, dimana Porter sendiri mendefinisikan keefektifan operasional adalah melakukan aktivitas yang sama namun lebih baik dibandingkan dengan perusahaan pesaing. Kemudian salah satu hasil dari pemikiran Porter untuk dapat berkompetisi adalah dengan lebih memfokuskan pada rantai nilai (Value Chain) dimana semua aktivitas yang sebelumnya secara tradisional dipandang sebagai silo-silo fungsional (misalkan Unit Finansial, Produksi, Marketing) harus merubah proses akan aktivitasnya mengikuti rantai nilai. Perubahan ini dipandang oleh beberapa perusahaan, cukup dengan merubah nama unit yang ada, misalkan unit pengadaan sampai dengan pergudangan dirubah menjadi Unit Suply Chain. Dalam kenyataannya keefektifan operasional masih dituntut untuk lebih tinggi lagi, bukannya pada proses penciptaan nilai.

Jelaskan permasalahan yang akan muncul dalam implementasi ERP dalam kerangka Functional Silos dan Value Chain Porter ?

Soal 2

Jelaskan posisi Opensources ERP jika dibandingkan dengan Packaged ERP (SAP, Oracle, Microsoft) jika digunakan pada organisasi ?

Soal 3

Jelaskan tahapan dalam implementasi ERP dalam sebuah perusahaan ?  

Jawaban Soal Ujian Enterprise Resources Planning pada

Universitas Widyatama Bandung Program Magister Management Jurusan Enterpreneur.

Jawaban Soal 1

Permasalahan yang akan muncul dalam implementasi ERP  dalam kerangka Functional  Silos :

a.    Memakan waktu

b.    Mahal

c.     Kesesuaian Modul

d.    Kebergantungan pada Vendor

e.    Fitur dan Kompleksitas

f.     Skalabilitas dan Kompabilitas global

g.    Pengembangan kemampuan

Permasalahan yang akan muncul pada Value Chain, model value chain membagi aktivitas-aktivitas pada industri manufaktur menjadi dua kelompok besar yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama adalah aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan pertambahan nilai atas produk utama industri tersebut. Aktivitas ini terdiri atas :

a.    Inbound Logistics (Sourcing & Procurement)

b.    Operations & Production

c.     Outbond Logistics (Warehousing, Despatch & Delivery)

d.    Sales and Marketing

e.    Services

Aktivitas-aktivitas tersebut sengaja diletakkan dalam urutan-urutan untuk memperlihatkan proses pertambahan nilai. Bahan baku untuk membuat produk dibeli dari para pemasok. Bahan baku ini, sebelum diolah, biasanya disimpan sementara (1) pada gudang-gudang penyimpanan. Pada proses ini telah terjadi pertambahan nilai atas bahan baku ketika berpindah dari pemasok ke tempat penyimpanan. Proses pengadaan bahan baku dari pemasok hingga disimpan dalam gudang disebut dengan inbound logistics. Kemudian bahan baku tersebut digunakan untuk memproduksi barang melalui serangkaian proses produksi (operation) (2) Selama proses ini nilai dari bahan baku tersebut terus bertambah. Setelah produk selesai dibuat,dilakukan serangkaian aktivitas hingga produk tersebut diterima oleh konsumen, yang meliputi pengemasan (packing),penyimpanan (storing) dan pengiriman (shipping). Rangkaian aktivitas ini disebut dengan outbond logistics (3) karena memerlukan dukungan jaringan transportasi dan manajemen peyimpanan dan distribusi. Selama proses ini juga terjadi pertambahan nilai atas produk tersebut. Agar produk dapat dinikmati oleh konsumen yang tepat,maka diperlukan aktivitas pemasaran dan penjualan (sales & marketing) (4) Nilai produk terus bertambah dengan cara  menciptakan permintaan atas produk tersebut. Nilai produk yang terjual otomatis lebih tinggi daripada produk yang tidak laku terjual. Tahap terakhir adalah layanan purnajual (services) dengan tujuan untuk menjaga kepuasan konsumen dan kualitas produk tersebut (5) Semua rangkaian aktivitas utama ini ditujukan untuk meningkatkan peluang keuntungan atas produk yang dihasilkan. Aktivitas pada value chain didasari atas filosofi bahwa keuntungan (profit) yang didapat sangat ditentukan oleh sejauh apa perusahaan dapat melakukan penghematan (cost) dan meningkatkan nilai produk (added value) pada semua rantai proses bisnis yang terjadi.

Aktivitas-aktivitas utama tersebut memerlukan serangkaian aktivitas pendukung yaitu :

1.    Procurement

Aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan-bahan yang diperlukan untuk mendukung proses utama.

2.    Technology Development (riset dan pengembangan teknologi )

Aktivitas yang dapat diasosiasikan dengan usaha untuk meningkatkan produk dan proses

3.    Human Resource Manajement

Aktivitas pengelolaan sumber daya manusia, mulai dari pengadaan karyawan baru,jenjang karir, pelatihan,pengembangan,dan penggajia.

4.    Infrastructure (keuangan,akuntansi,dan manajemen)

Aktivitas yang mendukung tersedianya infrasturktur perusahaan yang meliputi manajamen,perencanaan,keuangan,akuntansi,hukum,hubungan dengan pemerintahan dan manajemen kualitas.

Jawaban Soal 2

Posisi opensource ERP Jika dibandingkan dengan packaged ERP (SAP,ORACLE,MICROSOFT) jika digunakan pada organisasi.

Pengertian Open Source pada software ERP ini mengandung arti :

·         Bebas biaya redistribusi,termasuk menjual atau menggunakan beberapa bagian komponennya.

·         Kode program tersedia dalam bentuk yang dapat dibaca (readable)

·         Pekerjaan lanjutan yang dilakukan pada software tersebut harus dilaksanakan dengan kondisi yang sama seperti software aslinya

·         Menjaga integritas penulis program

·         Tidak ada diskriminasi terhadap orang atau kelompok tertentu

·         Distribusi lisensi (tidak diperkenankan mengunci software)

·         Lisensi tidak diberikan spesifik pada produk tertentu

·         Lisensi tidak membatasi software lainnya

·         Lisensi harus bersifat netral terhadap teknologi tertentu

Lisensi aplikasi yang memenuhi kategori di atas dapat dikelomppokkan sebagai aplikasi open source yang mendapat sertifikasi dari OSI

Aplikasi jenis open source seperti ini sebetulnya sangat efektif untuk mengurangi biaya pembelian dan beberapa diantaranya bahkan sudah ada yang dimodifikasi untuk kemudian dijual sebagai aplikasi komersial.

Meskipun tidak ada biaya pembelian,tingkat kesulitan serta tahapan implementasi aplikasi ini tetap sama seperti halnya aplikasi komersial. Lebih sulit lagi, karena bersifat open source maka implementasinya menjadi tanggung jawab penuh perusahaan yang ingin menggunakannya. Artinya, ketika kita memutuskan untuk memilih aplikasi open source maka kita akan menerima tanggung jawab penuh atas seluruh proses implementasi mulai dari analisis kebutuhan,pemilihan modul, strategi implementasi,modifikasi pemeliharaan dsb.

Jawaban Soal 3  

Tahapan dalam Implementasi ERP dalam sebuah perusahaan

Tahap 1 :  PERENCANAAN ; Langkah awal implemtasi adalah membentuk komite pengarah tugasnya mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggota tim lainnya untuk membangun sistem. Tugas tim proyek pada fase ini ;

•  Mendefinisikan masalah dan menentukan ruang lingkup
• Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP, misalnya berupa solusi kostomisasi dan memilih salah satu solusi di fase awal.
• Membuat jadwal dan anggaran proyek dan melaporkan temuan kepada komite pengarah baik secara tertulis maupun lisan

Tahap 2 : ANALISIS ; Pada fase komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan proyek implementasi ERP dan menentukan pendekatan yang akan dilakukan. Setelah semua kebutuhan didefenisikan kemudian mengevaluasi vendor.  Tanggung jawabnya adalah mengidentifikasi inisiatif rekayasa ulang prose bisnis berdasarkan paket software yang dipilih dan melakukan kerjasama dengan berbagai fungsi terkait. Setelah memilih vendor maka perwakilan dari vendor tersebut dapat dilibatkan pada proses analisis.Pada fase terakhir analisis idealnya dihasilkan sebuah prototype sistem ERP diberbagai area untuk menyimulasikan dan menunjukkan integrasi antar modul  kepada user dan identifikasi kebutuhan laiinya.

Tahap 3 : DESAIN ; pada tahap ini desain dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor mana yang dipilih. Pada fase ini end user harus mendapatkan latihan intensif atas paket-paket ERP agar mereka siap menggunakan sistem yang baru. Selama fase desain mungkin juga terjadi beberapa rekayasa ulang proses bisnis dalam tingkatan yang lebih rinci.

Tahap 4 : IMPLEMENTASI; Setelah perusahaan menentukan paket software yang akan digunakan dan di kostumisasi, fase berikutnya adalah melakukan konstruksi. Setelah modol selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan komponen dan program laiinya fase selanjutnya sama seperti fase proyek pada umumnya. Selama fase ini rencana ulang proses bisnis diterapkan. Untuk mendukung implementasi ini biasanya diterapkan beberapa prosedur kerja baru.

Tahap 5 : DUKUNGAN TEKNIS ; tujuan fase ini adalah untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan sistem jangka panjang. Elemen penting lainnya adalah pemeliharaan sistem ERP. Pemeliharaan adatif diperlukan jika terjadi, misalnya up grade versi paket atau terjadi kontumisasi berupa penambahan, untuk memenuhi kebutuhan yang terindentifikasi kemudian. Pemeliharaan perfektif diperlukan misalnya untuk menjaga kinerja sistem agar tetap optimal.